De la première rencontre à la signature ACI : le calendrier réel

L’ARS et la CPAM annoncent en général un calendrier de 12 à 18 mois entre la première rencontre et la signature de l’ACI. La réalité observée sur les CPTS qui ont abouti depuis 2020 est plutôt 18 à 24 mois en médiane, avec des cas qui s’étirent jusqu’à 36 mois.

L’écart entre théorie et pratique tient à des étapes que les portails institutionnels passent vite, mais qui prennent souvent plus de temps que prévu sur le terrain. Voici un déroulé réaliste, jalon par jalon, à partir des retours croisés de coordinateurs en poste depuis plusieurs années.

Étape 0 : la phase d’amorçage informelle

Avant la prise de contact officielle, une phase préalable existe systématiquement, sans qu’aucun document ne la mentionne : la mise en place du noyau de porteurs. Avant d’aborder l’ARS, il faut au moins trois à cinq professionnels engagés à porter le projet, sur plusieurs spécialités. Cette phase prend généralement deux à six mois entre les premières discussions et la décision de se lancer formellement.

Si un seul professionnel pense au projet, la CPTS est encore en phase 0. La priorité avant d’avancer est de convaincre au moins un ou deux autres professionnels de spécialités différentes que le moment est opportun.

Étape 1 : prise de contact avec l’ARS et la CPAM

Délai officiel : rendez-vous sous 15 jours après sollicitation. Délai réel : 2 à 6 semaines, parfois plus selon la disponibilité des référents.

Concrètement, les porteurs adressent un courrier ou un email au référent CPTS de leur ARS et au référent CPTS de leur CPAM (les coordonnées sont publiques sur les sites des ARS). La demande porte sur un rendez-vous d’information. La présence de deux à trois professionnels porteurs au rendez-vous est préférable à celle d’un seul.

Le rendez-vous dure environ une heure et fonctionne dans les deux sens : la CPTS présente son projet, l’ARS et la CPAM présentent les attentes de l’ACI et le cadre réglementaire. À la sortie du rendez-vous, les porteurs disposent d’une vision claire du contenu attendu de la lettre d’intention et d’un délai indicatif pour l’envoyer.

Ce rendez-vous est le point de départ officiel. C’est à compter de cette date que court le délai de trois mois pour la lettre d’intention.

Étape 2 : rédaction et envoi de la lettre d’intention

Délai officiel : 3 mois après l’étape 1. Délai réel : 2 à 4 mois.

C’est la première charge documentaire du projet. En suivant un modèle structuré, compter 30 à 50 heures de travail réparties entre les porteurs : rédaction du diagnostic territorial, rencontres avec les professionnels à mobiliser, recueil des signatures, mise au propre.

Modèle commenté de lettre d’intention

L’ARS accuse réception sous 15 jours, et propose en général une réunion de cadrage dans les deux mois qui suivent.

Étape 3 : constitution juridique de l’association

Délai officiel : non précisé, en parallèle des étapes 4 et 5. Délai réel : 2 à 4 mois entre la décision et l’association opérationnelle.

C’est l’étape la plus simple administrativement, mais elle prend du temps parce qu’elle suppose des décisions politiques importantes :

• Qui sera président, qui sera trésorier, qui sera secrétaire ?
• Quel objet associatif précis, quelle gouvernance ?
• Qui peut adhérer, à quelles conditions, avec quelle cotisation ?

Une fois ces points tranchés, la création formelle prend deux à quatre semaines : rédaction des statuts (par un avocat ou un cabinet spécialisé), assemblée générale constitutive, dépôt en préfecture, attente de la publication au Journal officiel des associations, demande de SIRET. Compter 1 500 à 3 500 € de frais juridiques, selon le recours à un cabinet ou à un modèle de statuts type validé par l’URPS.

À l’issue, l’association loi 1901 dispose d’un compte bancaire, d’un SIRET et de la capacité juridique de signer l’ACI.

Étape 4 : élaboration du projet de santé

Délai officiel : 6 à 12 mois. Délai réel : 6 à 18 mois.

C’est de loin l’étape la plus longue et la plus stratégique. Le projet de santé est le document central qui décrit comment la CPTS va remplir ses missions, sur quel calendrier, avec quels indicateurs.

Une élaboration sérieuse se découpe en quatre phases :

Phase A, diagnostic territorial approfondi (1 à 3 mois). Recueil des données chiffrées sur le territoire, entretiens avec les professionnels, identification des besoins prioritaires. C’est cette phase qui établit la légitimité documentaire de la CPTS.

Phase B, groupes de travail thématiques (3 à 6 mois). Un groupe par mission socle, complété parfois d’un groupe gouvernance et d’un groupe communication. Chaque groupe se réunit deux à quatre fois pour définir les actions concrètes portées par la CPTS.

Phase C, rédaction et consolidation (1 à 3 mois). Le coordinateur ou un cabinet d’appui consolide les travaux des groupes dans un document unique, cohérent, comportant des objectifs chiffrés et un calendrier.

Phase D, allers-retours avec l’ARS (1 à 4 mois). L’ARS lit le projet, demande des précisions, parfois des révisions. Cette phase peut s’allonger si le projet présente des faiblesses ou des ambiguïtés.

Le projet de santé final fait entre 30 et 60 pages. Sa validation par le directeur général de l’ARS est formalisée par un courrier qui ouvre la voie à la signature de l’ACI.

C’est aussi à ce stade que beaucoup de CPTS recrutent leur premier coordinateur, en CDD ou en mission ponctuelle, pour porter la rédaction du projet. Recruter dès cette étape accélère la suite, mais demande de mobiliser une trésorerie initiale (cotisations adhérents, subvention d’amorçage, prêt bancaire) avant l’arrivée de la dotation ACI.

Étape 5 : signature de l’ACI

Délai officiel : 1 à 2 mois après validation du projet. Délai réel : 1 à 3 mois.

Une fois le projet de santé validé, la signature de l’ACI est essentiellement une formalité, mais elle prend quand même quelques semaines :

• Préparation du contrat type ACI par la CPAM (avec les montants de dotation calculés selon la population couverte)
• Validation par les instances de la CPTS (CA, AG)
• Signature physique entre la CPTS, la CPAM et l’ARS
• Mise en place des modalités de versement (compte bancaire, RIB, échéancier)

L’avance sur la dotation de structuration (50 % du montant annuel) est versée dans les semaines qui suivent la signature. Cette trésorerie initiale finance le démarrage opérationnel.

Étape 6 : mise en œuvre des missions

Délai officiel : 6 mois à 1 an pour les premières missions. Délai réel : variable, compter 6 à 12 mois pour atteindre un régime de croisière.

Cette étape couvre le passage du projet à l’opérationnel. Tout ce qui figure dans le projet de santé doit prendre forme concrètement :

• Recrutement définitif du coordinateur s’il n’est pas encore en poste
• Mise en place des outils numériques (annuaire, orientation, plateforme collaborative)
• Lancement des premières actions concrètes sur la mission 1 (accès aux soins)
• Mobilisation progressive des professionnels adhérents
• Premières remontées d’indicateurs

À 12 mois après la signature ACI, la CPTS doit être en mesure de présenter sa première revue annuelle de gestion (RAG) avec la CPAM. C’est un jalon souvent exigeant, car les chiffres de la première année sont rarement à la hauteur des objectifs cibles.

Calendrier global synthétique

Au total, 20 à 30 mois entre la première rencontre et une CPTS opérationnelle avec un coordinateur en poste et des indicateurs remontés. Compter 24 à 36 mois en moyenne entre l’idée initiale du projet et l’autonomie de la CPTS.

Les 3 jalons critiques

Trois jalons font basculer le calendrier dans un sens ou dans l’autre.

Pour aller plus loin

• Créer une CPTS : guide complet — la vue d’ensemble
• Lettre d’intention : modèle commenté — l’étape 2 en détail
• L’ACI CPTS : financement et indicateurs — ce qui finance l’étape 6
• Les 4 missions socles décryptées — ce qu’il faut produire pour la RAG

Une fois la CPTS en phase opérationnelle, Coordo automatise deux missions au cœur de l’ACI : annuaire des pros et orientation des patients.