Aucune CPTS n’utilise un seul logiciel. La coordination passe par une combinaison d’outils, partiellement hérités des structures de soin que les professionnels utilisaient avant la CPTS, et progressivement complétés au fur et à mesure que la CPTS prend de l’ampleur. La pile en place résulte rarement d’une planification initiale.
Le panorama qui suit s’appuie sur les retours croisés de coordinateurs en poste partagés en webinaires publics et démos. Il est descriptif, non prescriptif : la bonne pile est celle qui tient dans la durée auprès des professionnels concernés, sans générer plus d’une matinée par mois de maintenance.
Les outils transversaux : visioconférence, drive, mail, agenda
Quatre briques de base. Sans elles, la coordination ne tient pas dans la durée.
contact@cpts-xxx.fr qui suit la CPTS, pas le coordinateur.
Pour la visioconférence, deux blocs : les outils gratuits/grand public (Whereby, Google Meet, Jitsi) et les outils payants à licence (Zoom, Microsoft Teams). Le grand public gagne presque toujours dans les CPTS jeunes (gratuit, simple, pas de licence à gérer). Teams arrive avec l’écosystème Microsoft 365 quand la CPTS s’équipe d’une suite complète.
Pour le drive partagé, trois familles : Google Workspace, Microsoft 365, ou une solution hébergée en France (Nextcloud chez OVH ou Scaleway, parfois fourni par un GRADeS régional). Les CPTS attachées à un hébergement français et à une approche RGPD-stricte privilégient Nextcloud. Les CPTS qui priorisent la simplicité d’usage immédiate prennent Google.
Pour la boîte mail dédiée à la CPTS : à séparer absolument des mails personnels du président. Une adresse coordination@cpts-xxx.fr qui suit le coordinateur, plus une bonjour@cpts-xxx.fr ou contact@cpts-xxx.fr qui reste à la CPTS si le coordinateur change. Beaucoup de CPTS oublient cette règle au démarrage et le payent au moment du remplacement.
Pour l’agenda partagé, la fonction native du drive choisi suffit dans 90 % des cas. Les outils dédiés (Calendly, Cal.com, YouCanBookMe) deviennent utiles quand la CPTS ouvre des créneaux à des partenaires extérieurs, comme la prise de RDV pour un dispositif de soins non programmés.
Les outils de gestion de projet
La diversité des pratiques est forte sur ce poste. Certains coordinateurs travaillent sur des post-it, d’autres sur Notion, Asana ou Trello. Aucune solution n’est meilleure dans l’absolu : la condition essentielle est que les professionnels membres comprennent et acceptent l’outil.
Notion correspond bien aux coordinateurs qui souhaitent structurer eux-mêmes leur espace de travail, mais perd les professionnels peu à l’aise avec le numérique. Trello reste le compromis le plus fréquent : interface visuelle, gratuit, suffisant pour 80 % des usages. Asana et ClickUp s’imposent quand la CPTS gère plusieurs projets en parallèle et souhaite un suivi avancé. Microsoft Planner devient le choix par défaut quand la CPTS est déjà sous Teams.
Un point souvent négligé : si seul le coordinateur utilise l’outil de gestion de projet (parce que les professionnels ne s’y connectent pas), il fait office de tableur de pilotage personnel, et c’est un usage légitime. Inutile de forcer un onboarding qui ne produira pas de valeur.
Les outils de communication externe
La newsletter, le site web et parfois les réseaux sociaux. Trois briques distinctes.
Pour la newsletter, Brevo (ex-Sendinblue) reste le choix dominant en France. Gratuit jusqu’à 300 envois/jour, hébergement français, RGPD natif. Mailchimp arrive en deuxième mais perd du terrain depuis le rachat par Intuit. Les outils gratuits intégrés à un drive (Google Groups) suffisent pour les CPTS qui n’envoient qu’aux adhérents et n’ont pas besoin de tracker les ouvertures.
Pour le site web, WordPress reste largement majoritaire dans l’écosystème CPTS, autour de 70 % des sites. Les alternatives sont les outils no-code (Wix, Webflow) ou un site fourni par un GRADeS régional. Piège fréquent : un site WordPress non mis à jour depuis 18 mois, qui devient vulnérable à la prochaine intrusion et que personne dans la CPTS ne sait restaurer.
Pour les réseaux sociaux, LinkedIn fonctionne sur la communication institutionnelle (ARS, élus, professionnels). Facebook reste utile pour toucher les patients localement. Instagram et TikTok sont rarement pertinents pour une CPTS, sauf message de prévention spécifiquement destiné aux jeunes publics.
Les outils métier : annuaire des professionnels et orientation des patients
La pile devient fragile à ce niveau. Aucun outil grand public ne couvre correctement deux missions au cœur du quotidien d’une CPTS opérationnelle.
La première mission est l’annuaire interne des professionnels membres. Qui exerce sur le territoire, dans quelle spécialité, à quelle adresse, avec quels horaires de soins non programmés, en secteur 1 ou 2, avec quelles modalités d’accueil. Maintenir ce fichier sur Excel ou Google Sheets reste théoriquement faisable. En pratique, le coordinateur consacre une demi-journée par mois à relancer les pros pour la mise à jour, l’export PDF destiné à l’impression ne sort pas correctement formaté, et au bout de dix-huit mois la fiabilité globale du fichier devient impossible à attester.
La seconde mission est l’orientation des patients sans médecin traitant. Quand un patient appelle la CPTS, le coordinateur doit identifier un professionnel disponible, géographiquement cohérent, acceptant de prendre le patient, puis transmettre les coordonnées (généralement par SMS). Sans outil, l’appel prend dix à quinze minutes, plus la documentation pour le reporting ACI.
Plusieurs acteurs proposent une réponse logicielle. Citana (groupe Anamnèse) propose une plateforme qui couvre les deux besoins plus la digitalisation de protocoles. Doctolib CPTS s’appuie sur l’écosystème Doctolib pour la prise de RDV. Maiia CPTS (Cegedim) joue la carte de l’intégration avec les logiciels métier des médecins. Plexus Santé reste sur la gestion documentaire collaborative. Interstis joue la plateforme collaborative complète. CPTS-France propose un annuaire local et un site web pour la CPTS.
Coordo se concentre uniquement sur ces deux missions (annuaire interne avec revalidation semestrielle automatique, orientation patient avec SMS automatique au patient) à 149 € HT par mois, sans engagement. Le périmètre est volontairement plus étroit que celui des concurrents généralistes, qui couvrent plus de surface mais demandent davantage de paramétrage.
Au moment du choix, la bonne approche consiste à lister les missions ACI où la CPTS est en retard d’indicateurs, puis à identifier l’outil qui couvre précisément ces missions. Démarche inverse à éviter : un outil qui couvre tout mais que personne n’utilise ne fait progresser aucun indicateur ACI.
Les outils ACI et reporting
L’ACI demande chaque année une revue annuelle de gestion avec la CPAM, qui s’appuie sur des chiffres précis. Trois approches sur le terrain.
L’approche tableur est la plus répandue. Le coordinateur compile les chiffres dans Excel ou Google Sheets, prépare le bilan, le présente. Gratuit, universel, mais lourd : entre la collecte des chiffres auprès des pros et la mise en forme, compter deux à trois jours de coordinateur par revue.
L’approche outil dédié émerge depuis 2023. Plusieurs des plateformes CPTS citées plus haut intègrent désormais un module ACI qui consolide automatiquement les chiffres remontés par l’outil. La promesse est claire ; en pratique, l’outil ne capture qu’une partie des indicateurs (en général ceux liés aux missions qu’il opère), le reste reste à compiler manuellement.
L’approche territoriale, plus rare, s’appuie sur un outil régional fourni par un GRADeS ou une URPS. Quand il existe et qu’il est bien conçu, il surpasse les solutions privées en alignement local. À vérifier auprès du portail PAPS régional avant tout achat.
Comment composer la pile d’outils
Quatre règles ressortent des CPTS dont l’outillage tient dans la durée.
D’abord, ne pas imposer aux professionnels membres d’outils qu’ils n’ouvriront pas. Si Doctolib est déjà installé chez 70 % des médecins du territoire, l’outil CPTS qui s’y branche obtient un meilleur taux d’adoption qu’un concurrent isolé. Pragmatisme d’usage avant cohérence technique.
Ensuite, vérifier le RGPD et l’hébergement avant signature. Pour les outils qui touchent à des données identifiantes de patients (orientation, notamment), exiger un hébergement en France et un sous-traitant validé. Plusieurs CPTS ont dû changer d’outil après six mois sur alerte de leur DPO.
Troisième règle, prévoir l’export. Un outil qui ne permet pas d’exporter ses données en CSV ou Excel à tout moment maintient la CPTS en captivité. Le critère est rédhibitoire, même quand l’outil est solide par ailleurs.
Quatrième règle, ne pas démultiplier les outils sur la même fonction. Trois outils de visio, deux outils de gestion de projet, deux annuaires : c’est le résultat habituel d’une accumulation sans tri. Un outil pour un usage. Chaque ajout doit s’accompagner d’une suppression.
Les pièges fréquents
Trois pièges récurrents dans les retours de coordinateurs ayant changé d’outils au bout d’un an.
Pour aller plus loin
- Le métier de coordinateur CPTS, vue d’ensemble — le guide complet du sujet
- Les missions du coordinateur CPTS, en pratique — où chacune des missions s’inscrit dans la semaine
Pour les CPTS dont l’annuaire interne ou l’orientation des patients sans médecin traitant ne sont pas correctement couverts par les outils en place, la démo Coordo prend 20 minutes.