Presque toutes les CPTS démarrent leur annuaire sur un tableur, et elles ont raison. Le fichier existe en une heure, il ne coûte rien, et personne n’a besoin de formation. Aucun outil dédié ne bat un tableur sur ces trois points.
Les difficultés arrivent plus tard, et elles sont assez régulières pour qu’on puisse les décrire à l’avance. Cet article recense ce qui casse, à quel moment, et ce qu’il faut préparer si la CPTS décide de changer.
Ce que le tableur fait bien
Autant le dire clairement, parce que le sujet attire les procès en modernité un peu faciles.
Un tableur stocke une liste, la trie, la filtre et l’imprime. Pour une CPTS de trente professionnels dont un seul coordinateur tient le fichier, ces quatre fonctions couvrent le besoin. Passer à un outil dédié dans cette configuration ajoute du coût et de la complexité sans rien résoudre.
Le tableur est aussi le format d’échange universel. Toute base sérieuse doit pouvoir en sortir un export, et c’est d’ailleurs un critère à exiger de n’importe quel éditeur.
Les cinq limites qui apparaissent
La duplication
Le premier problème n’est pas technique, il est humain. Quelqu’un télécharge une copie pour travailler tranquillement dessus, la complète, la renvoie par mail. Pendant ce temps, la version partagée a bougé. Il existe désormais deux annuaires et personne ne sait lequel fait foi.
Ce scénario se répète et produit des fichiers nommés annuaire_v3_final_relu.xlsx. Le partage en ligne réduit le phénomène sans le supprimer, parce qu’il suffit d’un export pour relancer le cycle.
Le format de saisie
Rien n’empêche de taper un numéro de téléphone de six manières différentes, une profession en abrégé, un nom en majuscules. Sur cinquante lignes, ce n’est pas grave. Sur trois cents, le filtre par profession ne remonte plus les bonnes personnes parce que « médecin généraliste », « Médecin Généraliste » et « MG » sont trois valeurs distinctes.
Les listes déroulantes et la validation de données existent dans les tableurs, mais elles supposent que quelqu’un les mette en place et que personne ne colle par-dessus. Un collage écrase la validation sans avertir.
La traçabilité
Quand une information est fausse, la question suivante est toujours la même : depuis quand, et qui l’a saisie. Le tableur ne répond ni à l’une ni à l’autre. L’historique des versions des outils en ligne aide, mais il montre des modifications de cellules, pas la date à laquelle un professionnel a confirmé sa fiche.
C’est la limite la plus lourde à l’usage, parce qu’elle rend impossible de distinguer une information fraîche d’une information ancienne.
La validation par le professionnel
C’est le point où le tableur atteint sa limite structurelle. Faire valider sa fiche par chaque professionnel suppose de lui montrer sa ligne, et seulement la sienne. Un tableur se partage en entier ou pas du tout.
Les contournements existent — envoyer un extrait par mail, faire remplir un formulaire puis recopier — mais ils rétablissent la ressaisie manuelle qu’on cherchait à éviter. Sur deux cents professionnels, la campagne de validation devient un travail à temps plein.
La diffusion
Transmettre l’annuaire à un partenaire, à l’ARS ou à une structure du territoire suppose de n’envoyer que ce qui est nécessaire. Avec un fichier unique, on envoie tout ou on prépare un extrait à la main à chaque demande.
À cela s’ajoute la production de la version imprimable. Mettre en page trois cents lignes de tableur en un document lisible prend une demi-journée, et l’opération est à refaire à chaque édition.
Le seuil de bascule
Le nombre de professionnels est un mauvais indicateur pris seul. Ce qui compte vraiment :
- Le nombre de personnes qui écrivent dans le fichier. À partir de trois, les problèmes de version apparaissent quelle que soit la taille de la base.
- La fréquence des mises à jour. Un annuaire modifié deux fois par an supporte le tableur bien au-delà de trois cents fiches. Un annuaire modifié chaque semaine devient ingérable beaucoup plus tôt.
- L’existence d’une campagne de validation. Dès que la CPTS veut faire confirmer les fiches par les professionnels eux-mêmes, le tableur ne suit plus.
En pratique, la plupart des CPTS atteignent le point de bascule entre 150 et 250 professionnels, ou dès qu’elles décident de mettre en place une revalidation périodique.
Préparer la sortie
Une base qui part sale arrive sale. Le nouvel outil n’y peut rien, mais c’est lui qui portera le reproche.
Quatre opérations à faire avant toute migration :
Harmoniser les formats. Téléphones sur un format unique, professions issues d’une liste fermée, communes orthographiées de la même manière. C’est fastidieux et c’est le gros du travail.
Éclater les colonnes fourre-tout. Une colonne « adresse » qui contient la rue, le code postal et la ville doit être séparée. Une colonne « notes » qui contient parfois un second numéro doit être vidée de ce qu’elle cache.
Supprimer ce qui n’est pas vérifiable. Les fiches sans téléphone ni adresse, les entrées créées en doublon sous deux orthographes, les professionnels dont personne ne sait s’ils exercent encore. Les garder par précaution revient à transporter le problème.
Décider du périmètre de champs. La migration est le bon moment pour abandonner les colonnes vides à 80 %. Elles ne se rempliront pas davantage dans le nouvel outil.
Compter une à deux journées de travail pour une base de trois cents fiches. C’est du temps investi une fois, contre un problème qui se répète à chaque usage.
Ce qu’il faut exiger de la suite
Quel que soit l’outil choisi, trois garanties valent d’être écrites dans le contrat :
- L’export en CSV ou Excel à tout moment, sans intervention de l’éditeur et sans frais. Un outil dont on ne peut pas sortir ses données maintient la CPTS en captivité, et ce point est rédhibitoire même si le reste est excellent.
- L’hébergement en France ou dans l’Union européenne, devenu le standard du secteur.
- La date de dernière validation visible sur chaque fiche. C’est l’information qui manque au tableur et la première raison d’en changer.
Pour aller plus loin
- Tenir à jour l’annuaire d’une CPTS — le guide complet
- Pourquoi un annuaire CPTS devient obsolète — mesurer l’état réel de sa base avant de migrer
- Comparatif des logiciels CPTS — les acteurs du marché
L’annuaire CPTS de Coordo reprend un export de tableur, fait valider chaque fiche par son professionnel et génère la version imprimable en un clic.