Le RGPD revient à chaque fois qu’une CPTS structure son annuaire, souvent sous une forme anxieuse et imprécise. Deux réflexes opposés se rencontrent : ne rien noter par prudence, ou tout noter en se disant qu’il s’agit de données professionnelles donc sans enjeu. Les deux sont faux.
Cet article pose le cadre applicable à un annuaire de professionnels de santé et les décisions concrètes qu’une CPTS doit prendre.
Un annuaire professionnel n’est pas un fichier de santé
C’est la clarification la plus utile, parce qu’elle détermine tout le reste.
Le nom d’un médecin, sa spécialité, l’adresse de son cabinet et son téléphone professionnel sont des données personnelles ordinaires. Elles concernent une personne physique identifiée, donc le RGPD s’applique. Mais ce ne sont pas des données de santé au sens de l’article 9 du règlement, qui vise les informations relatives à l’état de santé d’une personne.
La conséquence pratique est double. D’un côté, la CPTS ne peut pas considérer que son annuaire échappe au RGPD sous prétexte qu’il est professionnel : registre, information et droits des personnes s’appliquent pleinement. De l’autre, elle n’est pas soumise à l’obligation d’hébergement certifié HDS pour cet usage, ce qui simplifie considérablement le choix d’un outil.
La bascule se produirait si l’annuaire commençait à enregistrer des informations sur des patients ou des motifs médicaux. Ce n’est pas sa fonction, et il n’y a aucune raison de l’y mêler.
Les quatre décisions à prendre
La finalité
Elle doit être écrite et précise. « Coordination des professionnels de santé du territoire de la CPTS, orientation des patients et organisation des parcours pluriprofessionnels » convient. « Gestion de l’annuaire » ne convient pas — c’est une description du moyen, pas de l’objectif.
La finalité borne ce qu’on peut collecter. Un champ qui ne sert aucune de ces trois finalités n’a pas à figurer dans la base, même s’il serait intéressant à avoir.
La base légale
Deux options réalistes.
L’intérêt légitime est la plus adaptée dans la majorité des cas. La coordination des soins sur le territoire relève de l’objet statutaire de la CPTS ; elle suppose de savoir qui exerce et comment le joindre. Cette base doit être documentée par un test de mise en balance — un paragraphe suffit — qui expose l’intérêt poursuivi et pourquoi il ne porte pas une atteinte disproportionnée aux droits des professionnels.
Le consentement paraît plus protecteur et se révèle plus fragile. Un consentement doit pouvoir être retiré aussi facilement qu’il a été donné : un professionnel qui le retire oblige à supprimer sa fiche sur-le-champ, y compris si la CPTS en a besoin pour orienter. Le retenir suppose d’accepter cette conséquence.
Le périmètre des champs
Le principe de minimisation demande de ne collecter que ce qui sert la finalité. En pratique, c’est un excellent garde-fou contre la dérive du nombre de colonnes.
Le socle qui se justifie sans discussion : identité, profession et spécialité, structure et adresse d’exercice, téléphone professionnel, adresse MSSanté, date de dernière validation.
Les champs qui demandent un examen : un numéro de portable personnel, une adresse mail personnelle, des informations sur les jours d’absence. Ils peuvent être légitimes si la coordination l’exige, mais ils supposent que le professionnel sache qui y accède.
Les champs à écarter : tout ce qui relève de la vie privée, et tout jugement de valeur sur un confrère. Une note libre où quelqu’un a écrit « ne répond jamais » est une donnée personnelle, et son auteur serait mal à l’aise de la voir communiquée à l’intéressé — ce qui est pourtant un droit.
Les niveaux de diffusion
C’est la décision qui doit remonter au bureau, parce qu’elle est politique autant que juridique. Trois niveaux à distinguer :
Le plus large. Peut inclure les coordonnées directes utiles à la coordination entre pairs.
Hôpital, ARS, structures. Transmettre l'extraction nécessaire, pas la base entière.
Le plus restreint. Coordonnées professionnelles déjà publiques uniquement.
Le point à ne pas manquer : le professionnel doit connaître le niveau applicable à sa fiche au moment où il la valide, pas après. C’est ce qui rend son accord informé et ce qui évite les demandes de retrait rétroactives.
L’information des professionnels
Elle est due quelle que soit la base légale retenue. Elle tient en un paragraphe, à faire figurer là où le professionnel voit sa fiche.
Le contenu attendu : qui est responsable du traitement (la CPTS, avec ses coordonnées), pourquoi ces données sont collectées, sur quelle base légale, qui y accède, combien de temps elles sont conservées, et comment exercer ses droits d’accès, de rectification et d’opposition.
Le moment le plus efficace pour la délivrer est la campagne de validation. Le professionnel a sa fiche sous les yeux, la mention est lue en contexte, et l’accusé de lecture est implicite.
La conservation
C’est le manquement le plus répandu et le plus facile à corriger : les CPTS gardent indéfiniment les fiches de professionnels partis à la retraite ou hors du territoire.
La règle est simple. Une fiche sort de l’annuaire actif dès le départ constaté. Si la CPTS souhaite conserver une trace — pour un historique d’activité, par exemple — cette conservation doit avoir une durée définie et une justification, et les données archivées ne doivent plus être consultables dans l’usage courant.
Fixer la durée une fois, l’inscrire au registre, et purger à l’occasion de chaque campagne de validation. C’est le moment naturel : on y constate les départs de toute façon.
Le registre des traitements
L’annuaire y figure comme un traitement à part entière, avec sa finalité, sa base légale, les catégories de personnes et de données, les destinataires, la durée de conservation et les mesures de sécurité.
Une CPTS qui n’a pas de registre en a besoin pour bien d’autres raisons que l’annuaire. Si elle en a un, y ajouter l’annuaire prend une demi-heure.
Le DPO — mutualisé dans beaucoup de CPTS, parfois porté par une structure d’appui régionale — est le bon interlocuteur pour valider le tout. Le solliciter avant de choisir un outil plutôt qu’après évite les changements de solution à six mois, situation que plusieurs CPTS ont connue.
Ce qu’il faut demander à un éditeur
Trois questions écrites, avant signature :
- Où sont hébergées les données ? La réponse attendue est la France ou l’Union européenne, avec le nom de l’hébergeur.
- L’outil traite-t-il des données de santé ? Pour un annuaire, la réponse doit être non. Si l’éditeur hésite, comprendre pourquoi.
- Comment récupérer l’intégralité des données et comment obtenir leur suppression ? Un export en CSV ou Excel disponible à tout moment, sans frais et sans intervention de l’éditeur.
Ces réponses alimentent directement le registre et le dossier de revue annuelle.
Pour aller plus loin
- Tenir à jour l’annuaire d’une CPTS — le guide complet
- Qui met à jour l’annuaire d’une CPTS — validation par les professionnels et information en contexte
- Choisir son logiciel de coordination CPTS — les critères RGPD dans le choix d’un outil
L’annuaire CPTS de Coordo est hébergé en France, ne traite aucune donnée de santé et affiche à chaque professionnel la mention d’information au moment où il valide sa fiche.