La revue annuelle de gestion (RAG) avec la CPAM est l’événement le plus structurant du calendrier d’une CPTS. Elle détermine la rémunération à la performance versée pour l’année écoulée et les ajustements pour l’année suivante. Bien préparée, elle prend une journée. Mal préparée, elle mobilise trois semaines en urgence en mai, lorsque la revue est en juin et qu’aucun suivi régulier des indicateurs n’a été tenu.
Cet article présente une méthode de pilotage en continu, plutôt qu’en mode rattrapage, à partir des bonnes pratiques observées sur les CPTS qui passent leur RAG sans difficulté.
Quels indicateurs pour quelle mission
L’ACI fixe une grille d’indicateurs pour les quatre missions socles. Voici les principaux à tracer en continu.
Mission 1 — Améliorer l’accès aux soins
- Nombre de patients sans médecin traitant pris en charge dans l’année (orientations effectives)
- Pourcentage des patients orientés ayant obtenu une inscription chez un médecin traitant
- Délai moyen entre demande d’orientation et inscription effective
- Nombre de demandes de soins non programmés satisfaites en moins de 24h
- Nombre de pros membres ou partenaires ayant participé au dispositif
Mission 2 — Parcours pluriprofessionnels
- Nombre de protocoles formalisés et opérationnels au 31 décembre
- Nombre de patients ayant bénéficié d’un parcours coordonné formalisé dans l’année
- Nombre de réunions de concertation pluriprofessionnelle (RCP) organisées
- Nombre de pros différents ayant participé à au moins une RCP
Mission 3 — Prévention
- Nombre d’actions de prévention menées dans l’année
- Nombre de patients touchés par chaque action (estimation documentée)
- Évolution de la couverture vaccinale ou de dépistage sur le territoire (selon focus)
- Nombre de partenariats territoriaux mobilisés (écoles, EHPAD, associations)
Mission 4 — Situation sanitaire exceptionnelle
- Existence d’un dispositif d’astreinte ou de mobilisation rapide formalisé
- Nombre d’exercices ou de mises en situation par an
- Nombre de pros mobilisables identifiés et joignables
- Activations réelles dans l’année (rare mais comptabilisé)
La méthode : tracer en continu plutôt qu’en rattrapage
Trois principes pour transformer la RAG d’une épreuve en une formalité.
Principe 1 — Définir le mode de capture pour chaque indicateur
Pour chaque indicateur, l’organisation doit définir trois éléments : qui le saisit, à quel moment, dans quel outil. Une réponse type “le coordinateur le reconstruira en mai” indique un dysfonctionnement.
Trois modes de capture possibles :
- Capture automatique par un outil : l’outil enregistre l’événement (orientation, réunion, action) au fil de l’eau. Adapté aux indicateurs liés aux missions opérationnelles.
- Saisie semi-automatique : un formulaire simple est rempli après chaque événement (réunion, action de prévention). 1 à 2 minutes par événement.
- Saisie continue manuelle : un tableur partagé que les professionnels remplissent. Adapté aux petits volumes, fragile au-delà.
Principe 2 — Tenir un point trimestriel court
Pas un séminaire de deux jours, mais une heure de réunion en bureau tous les trois mois, pour examiner les chiffres et vérifier l’alignement avec la trajectoire annoncée. Quatre points dans l’année, plus le bilan annuel.
À chaque point trimestriel, trois questions structurantes :
- Quel est le livré du trimestre par rapport au prévisionnel ?
- Quel indicateur est en risque ?
- Quel ajustement pour le trimestre suivant ?
Ce rituel transforme le pilotage. Le bureau ne découvre plus les écarts en mai.
Principe 3 — Préparer la RAG en deux temps
Plutôt que de tout traiter en mai, répartir la préparation sur deux moments.
Mars, revue interne en bureau. Le coordinateur prépare une première version du bilan, le bureau la commente et identifie les points à creuser ou à renforcer en avril. C’est aussi le moment de demander des chiffres complémentaires aux professionnels qui n’ont pas encore tout remonté.
Mai, finalisation et préparation de la présentation. Le bureau valide la version finale, le coordinateur prépare les supports pour la rencontre avec la CPAM en juin.
Cette répartition évite le rattrapage de dernière minute et permet de présenter une RAG aboutie.
Les outils qui soutiennent le pilotage
Quatre approches pour outiller le suivi.
Les erreurs fréquentes
Trois erreurs récurrentes qui dégradent la RAG ou la rémunération à la performance.
Le plan d’action minimum
Pour sécuriser une prochaine RAG sous contrainte de temps, quatre actions minimales suffisent.
- Lister les indicateurs ACI applicables à la CPTS (selon le projet de santé et l’année de signature).
- Pour chaque indicateur, définir qui le mesure, comment, dans quel outil. Un indicateur dont la réponse est floue sera faible en RAG.
- Mettre en place un rituel trimestriel d’une heure pour revoir les chiffres en bureau.
- Outiller au moins la mission 1 : l’orientation patient produit beaucoup d’indicateurs facilement automatisables.
Ce plan minimum suffit à robustifier la prochaine RAG sans bouleverser l’organisation existante.
Pour aller plus loin
- Logiciel de coordination CPTS : guide d’achat — choisir un outil
- Comparatif des logiciels CPTS — qui fait quoi
- Fluidifier l’orientation des patients — automatiser la mission 1
- L’ACI CPTS : financement et indicateurs — comprendre le mécanisme global
Coordo automatise les indicateurs liés à l’annuaire interne et à l’orientation des patients sans médecin traitant. Export Excel direct pour la RAG. Démo en 20 minutes.